구글 스프레드시트 핵심 함수 5가지: VLOOKUP부터 QUERY까지

구글 스프레드시트는 데이터를 표로 정리하고 계산하거나 분석할 때 사용할 수 있는 온라인 도구입니다.

가계부를 작성하거나 업무 목록을 관리할 때, 블로그 운영 현황을 기록할 때도 활용할 수 있습니다.

처음에는 셀에 숫자와 문자를 입력하는 것만으로 충분하지만 데이터가 많아지면 같은 계산을 반복해야 하는 경우가 생깁니다.

이때 함수를 활용하면 조건에 맞는 값을 더하거나 특정 항목을 찾는 작업을 효율적으로 처리할 수 있습니다.

하지만 처음부터 모든 함수를 외울 필요는 없습니다.

자주 사용하는 몇 가지 함수의 역할과 입력 방법을 이해하는 것만으로도 다양한 작업에 응용할 수 있습니다.

이번 글에서는 구글 스프레드시트 초보자가 알아두면 좋은 핵심 함수 다섯 가지를 실제 예제와 함께 정리해 보겠습니다.

1. 구글 스프레드시트란 무엇일까?

구글 스프레드시트는 웹브라우저에서 사용할 수 있는 표 계산 도구입니다.

셀에 데이터를 입력하고 수식을 사용해 계산하거나 조건에 맞는 정보를 정리할 수 있습니다.

여러 사람이 같은 문서를 공유하면서 작업할 수도 있습니다.

구글 계정으로 스프레드시트에 접속한 뒤 새 문서를 만들면 기본적인 기능을 사용할 수 있습니다.

다만 이용 가능한 기능과 저장 용량 등은 계정 및 서비스 정책에 따라 달라질 수 있습니다.

공식 접속 주소는 https://sheets.google.com 입니다.

2. 함수 사용 전에 알아둘 기본 개념

스프레드시트에서 가로 방향은 행, 세로 방향은 열이라고 합니다.

열은 A, B, C와 같은 문자로 표시되고 행은 1, 2, 3과 같은 숫자로 표시됩니다.

예를 들어 B3은 B열의 세 번째 행에 있는 셀을 의미합니다.

여러 셀을 묶어 표시할 때는 범위를 사용합니다.

A2:A10은 A2부터 A10까지의 셀을 의미합니다.

함수는 일반적으로 등호(=)로 시작합니다.

예를 들어 =SUM(A1:A5)는 A1부터 A5까지 입력된 숫자를 더하는 수식입니다.

또한 수식에서 쉼표는 함수의 인수를 구분하는 데 사용됩니다.

스프레드시트의 지역 설정에 따라 인수 구분 기호가 다르게 표시될 수 있으므로 수식 오류가 발생하면 문서 설정도 확인하는 것이 좋습니다.

3. 실습에 사용할 예제 데이터 만들기

이번 글에서는 작은 판매 기록표를 만들어 다섯 가지 함수를 연습해 보겠습니다.

새 스프레드시트를 열고 A1부터 E1까지 다음 제목을 입력합니다.

A1: 상품코드
B1: 상품명
C1: 분류
D1: 판매수량
E1: 판매금액

그다음 2행부터 7행까지 아래 데이터를 입력합니다.

2행: P001 / 노트 / 문구 / 3 / 9000
3행: P002 / 볼펜 / 문구 / 5 / 5000
4행: P003 / 텀블러 / 생활 / 2 / 24000
5행: P004 / 파일 / 문구 / 4 / 8000
6행: P005 / 머그컵 / 생활 / 1 / 12000
7행: P006 / 수첩 / 문구 / 2 / 6000

이 예제의 판매금액은 각 행에 이미 입력된 값이며, 실제 판매 기록이 아닌 함수 설명을 위한 가상 데이터입니다.

데이터를 모두 입력했다면 다음 단계부터 수식을 적용할 수 있습니다.

4. 첫 번째 함수: SUMIF로 조건에 맞는 금액 더하기

SUMIF는 특정 조건을 만족하는 셀에 대응하는 숫자를 합산하는 함수입니다.

예를 들어 문구류의 판매금액만 합산하고 싶을 때 사용할 수 있습니다.

앞에서 만든 예제에서는 C열에 상품 분류가 있고 E열에 판매금액이 있습니다.

빈 셀에 다음 수식을 입력합니다.

=SUMIF(C2:C7,"문구",E2:E7)

이 수식은 C2부터 C7까지의 값 중 '문구'에 해당하는 행을 찾습니다.

그리고 같은 행의 E열 판매금액을 더합니다.

문구에 해당하는 상품은 노트, 볼펜, 파일, 수첩입니다.

따라서 계산 결과는 28,000입니다.

SUMIF는 가계부에서 특정 지출 항목의 금액을 더하거나 업무 자료에서 특정 부서의 실적을 합산할 때 활용할 수 있습니다.

5. SUMIF 함수에서 주의할 점

SUMIF 함수의 기본 구조는 다음과 같습니다.

=SUMIF(조건범위,조건,합계범위)

조건범위는 조건을 확인할 셀의 범위입니다.

조건은 어떤 값을 찾을지 지정하는 부분입니다.

합계범위는 실제로 더할 숫자가 들어 있는 범위입니다.

예를 들어 조건범위가 C2:C7이라면 합계범위도 대응하는 행으로 지정하는 것이 좋습니다.

또한 문자 조건은 큰따옴표로 감싸 입력합니다.

조건을 직접 입력하는 대신 다른 셀을 참조할 수도 있습니다.

예를 들어 G2 셀에 '생활'이라고 입력한 뒤 다음 수식을 사용할 수 있습니다.

=SUMIF(C2:C7,G2,E2:E7)

이 경우 생활 분류의 판매금액 합계인 36,000이 표시됩니다.

6. 두 번째 함수: COUNTIF로 조건에 맞는 항목 개수 세기

COUNTIF는 특정 조건에 맞는 셀의 개수를 계산하는 함수입니다.

예를 들어 판매 기록에서 문구로 분류된 상품이 몇 개인지 확인할 수 있습니다.

빈 셀에 다음 수식을 입력합니다.

=COUNTIF(C2:C7,"문구")

이 수식은 C2부터 C7까지의 셀 중 '문구'라는 값이 입력된 셀을 셉니다.

예제에서는 노트, 볼펜, 파일, 수첩이 문구로 분류되어 있습니다.

따라서 결과는 4입니다.

COUNTIF는 할 일 목록에서 완료된 작업의 개수를 세거나 설문조사에서 특정 응답의 수를 계산할 때도 활용할 수 있습니다.

7. COUNTIF로 숫자 조건 적용하기

COUNTIF는 문자뿐 아니라 숫자 조건에도 사용할 수 있습니다.

예를 들어 판매수량이 3개 이상인 상품이 몇 개인지 확인하고 싶다면 다음 수식을 입력합니다.

=COUNTIF(D2:D7,">=3")

이 수식은 D2부터 D7까지의 숫자 중 3 이상인 값을 셉니다.

예제에서는 판매수량이 3개인 노트, 5개인 볼펜, 4개인 파일이 해당합니다.

따라서 결과는 3입니다.

여기서 >=는 크거나 같다는 의미입니다.

숫자 비교 조건을 직접 작성할 때는 큰따옴표 안에 비교 연산자와 숫자를 함께 입력합니다.

이 기능은 일정 점수 이상인 항목이나 특정 기준을 충족하는 데이터의 개수를 확인할 때 유용합니다.

8. 세 번째 함수: IF로 조건에 따라 결과 표시하기

IF는 조건이 참인지 거짓인지에 따라 서로 다른 값을 표시하는 함수입니다.

예를 들어 판매수량이 3개 이상이면 '확인', 그렇지 않으면 '일반'이라고 표시할 수 있습니다.

먼저 F1 셀에 '판매구분'이라고 입력합니다.

그다음 F2 셀에 다음 수식을 입력합니다.

=IF(D2>=3,"확인","일반")

이 수식은 D2 셀의 값이 3 이상인지 확인합니다.

조건이 참이면 '확인'을 표시하고, 거짓이면 '일반'을 표시합니다.

예제에서 D2는 3이므로 F2의 결과는 '확인'입니다.

수식을 F7까지 복사하면 각 행의 판매수량에 따라 결과가 표시됩니다.

9. IF 함수의 기본 구조 이해하기

IF 함수의 기본 구조는 다음과 같습니다.

=IF(조건,참일때값,거짓일때값)

첫 번째 인수에는 확인할 조건을 입력합니다.

두 번째 인수에는 조건이 참일 때 표시할 값을 입력합니다.

세 번째 인수에는 조건이 거짓일 때 표시할 값을 입력합니다.

예를 들어 시험 점수가 60점 이상이면 합격, 그렇지 않으면 불합격으로 표시할 수 있습니다.

=IF(A2>=60,"합격","불합격")

다만 이 수식은 A2에 시험 점수가 입력되어 있다는 가정에서 사용하는 예시입니다.

IF 함수는 일정 관리, 재고 확인, 목표 달성 여부 표시 등 다양한 작업에 활용할 수 있습니다.

10. 네 번째 함수: VLOOKUP으로 원하는 정보 찾기

VLOOKUP은 표의 첫 번째 열에서 특정 값을 찾고 같은 행에 있는 다른 열의 값을 반환하는 함수입니다.

예를 들어 상품코드를 입력했을 때 해당 상품의 이름을 자동으로 표시하고 싶을 수 있습니다.

앞서 만든 예제에서 A열에는 상품코드, B열에는 상품명이 있습니다.

먼저 H1 셀에 '조회코드', I1 셀에 '조회결과'라고 입력합니다.

H2 셀에는 P003을 입력합니다.

그다음 I2 셀에 다음 수식을 입력합니다.

=VLOOKUP(H2,A2:E7,2,FALSE)

이 수식은 H2에 입력된 상품코드를 A2:E7 범위의 첫 번째 열에서 찾습니다.

그리고 해당 행의 두 번째 열에 있는 값을 가져옵니다.

P003에 해당하는 상품명은 텀블러이므로 결과는 '텀블러'입니다.

11. VLOOKUP에서 숫자 2와 FALSE의 의미

VLOOKUP 함수의 기본 구조는 다음과 같습니다.

=VLOOKUP(검색값,검색범위,열번호,일치방식)

검색값은 찾으려는 값입니다.

검색범위는 데이터를 찾을 표의 범위입니다.

열번호는 검색범위의 첫 번째 열을 기준으로 몇 번째 열의 값을 가져올지 지정합니다.

일치방식은 정확히 일치하는 값을 찾을지, 근사값을 허용할지 결정하는 부분입니다.

예제에서 숫자 2는 검색범위의 두 번째 열인 상품명을 의미합니다.

FALSE는 정확히 일치하는 값을 찾도록 지정합니다.

상품코드처럼 정확한 값으로 검색해야 하는 경우에는 FALSE를 사용하는 것이 적절합니다.

검색값이 존재하지 않으면 일반적으로 #N/A 오류가 표시될 수 있습니다.

또한 VLOOKUP은 검색범위의 첫 번째 열에서 값을 찾기 때문에 검색할 기준 열의 위치를 확인해야 합니다.

12. VLOOKUP으로 판매금액 찾기

같은 상품코드를 기준으로 판매금액을 가져올 수도 있습니다.

예를 들어 H2에 P003이 입력되어 있다면 다음 수식을 사용합니다.

=VLOOKUP(H2,A2:E7,5,FALSE)

이번에는 열번호를 5로 지정했습니다.

A2:E7 범위에서 다섯 번째 열은 E열의 판매금액입니다.

따라서 P003에 해당하는 판매금액 24,000이 표시됩니다.

이처럼 VLOOKUP은 상품코드나 직원번호처럼 특정한 식별값을 기준으로 관련 정보를 조회할 때 활용할 수 있습니다.

다만 검색범위의 첫 번째 열에 같은 값이 여러 개 있다면 일반적으로 처음 일치하는 행의 값을 반환하므로 중복 데이터가 있는지도 확인하는 것이 좋습니다.

13. 다섯 번째 함수: QUERY로 데이터 추출하기

QUERY는 구글 스프레드시트에서 데이터를 조건에 따라 선택하고 정리할 때 사용할 수 있는 함수입니다.

다른 함수보다 처음에는 어렵게 느껴질 수 있지만 기본적인 구조를 이해하면 유용하게 활용할 수 있습니다.

예를 들어 판매 기록에서 문구류에 해당하는 상품만 따로 표시할 수 있습니다.

빈 영역에 다음 수식을 입력합니다.

=QUERY(A1:E7,"select A,B,E where C = '문구'",1)

이 수식은 A1:E7 범위의 데이터를 대상으로 합니다.

select A,B,E는 A열, B열, E열을 표시하라는 의미입니다.

where C = '문구'는 C열의 값이 문구인 행만 선택하라는 의미입니다.

마지막 숫자 1은 원본 범위의 첫 번째 행이 제목 행이라는 뜻입니다.

결과에는 상품코드와 상품명, 판매금액이 표시되며 문구로 분류된 네 개의 상품이 포함됩니다.

14. QUERY로 판매금액 기준 정렬하기

QUERY 함수는 조건에 맞는 데이터를 추출하는 것뿐 아니라 정렬하는 데에도 활용할 수 있습니다.

예를 들어 판매금액이 높은 순서대로 상품을 표시하고 싶다면 다음 수식을 사용할 수 있습니다.

=QUERY(A1:E7,"select A,B,E order by E desc",1)

여기서 order by E는 E열을 기준으로 정렬한다는 의미입니다.

desc는 내림차순을 의미합니다.

따라서 판매금액이 높은 상품부터 표시됩니다.

예제에서는 텀블러 24,000, 머그컵 12,000, 노트 9,000 등의 순서로 정렬됩니다.

반대로 오름차순으로 정렬하려면 asc를 사용할 수 있습니다.

QUERY 함수는 데이터가 많아질수록 필요한 정보만 골라 보는 데 도움이 됩니다.

15. QUERY로 조건에 맞는 금액 합산하기

QUERY 함수는 조건별 합계도 계산할 수 있습니다.

예를 들어 분류별 판매금액을 합산하고 싶다면 다음 수식을 사용할 수 있습니다.

=QUERY(A1:E7,"select C, sum(E) group by C label sum(E) '판매금액 합계'",1)

이 수식은 C열의 분류를 기준으로 E열 판매금액을 합산합니다.

예제에서는 문구와 생활 두 분류가 표시됩니다.

문구의 판매금액 합계는 28,000입니다.

생활의 판매금액 합계는 36,000입니다.

group by C는 C열의 같은 값을 하나의 그룹으로 묶는다는 의미입니다.

sum(E)는 각 그룹에 해당하는 E열 숫자를 합산합니다.

label은 결과 열의 제목을 지정할 때 사용할 수 있습니다.

이처럼 QUERY를 활용하면 별도의 요약표를 만들지 않고도 데이터를 정리할 수 있습니다.

16. 다섯 가지 함수의 차이 한눈에 이해하기

지금까지 살펴본 다섯 가지 함수는 역할이 서로 다릅니다.

SUMIF는 조건에 맞는 숫자를 합산할 때 사용합니다.

COUNTIF는 조건에 맞는 셀의 개수를 셀 때 사용합니다.

IF는 조건에 따라 서로 다른 결과를 표시할 때 사용합니다.

VLOOKUP은 기준값을 이용해 표에서 관련 정보를 찾을 때 사용합니다.

QUERY는 여러 데이터를 선택하거나 조건에 따라 추출하고 정렬할 때 사용합니다.

예를 들어 가계부를 관리한다면 SUMIF로 식비 합계를 계산할 수 있습니다.

업무 목록에서는 COUNTIF로 완료된 작업의 수를 셀 수 있습니다.

목표 달성 여부는 IF로 표시할 수 있습니다.

상품 정보 조회에는 VLOOKUP을 활용할 수 있습니다.

여러 조건에 맞는 데이터 분석에는 QUERY가 도움이 될 수 있습니다.

17. 함수 사용 중 오류가 발생한다면

구글 스프레드시트에서 수식을 입력했는데 오류가 발생하는 경우가 있습니다.

먼저 함수 이름의 철자가 정확한지 확인해야 합니다.

괄호가 제대로 닫혀 있는지도 살펴봅니다.

셀 범위와 인수 구분 기호가 올바른지도 확인합니다.

VLOOKUP에서 #N/A 오류가 발생한다면 검색값이 실제로 존재하는지 확인할 수 있습니다.

숫자처럼 보이는 데이터가 문자로 저장되어 있으면 예상과 다른 결과가 나타날 수도 있습니다.

QUERY에서는 열 이름과 따옴표, 조건식이 올바른지 점검해야 합니다.

특히 QUERY의 결과가 여러 셀에 펼쳐져야 하는데 해당 영역에 기존 데이터가 있다면 결과를 표시하지 못할 수 있습니다.

이럴 때는 결과가 표시될 영역을 비워 두는 것이 좋습니다.

18. 블로그 운영에 활용하는 방법

구글 스프레드시트는 블로그 운영 기록을 정리할 때도 활용할 수 있습니다.

예를 들어 게시글 제목과 카테고리, 발행일, 조회수 등을 표로 관리할 수 있습니다.

COUNTIF를 사용하면 특정 카테고리의 게시글 개수를 확인할 수 있습니다.

SUMIF를 사용하면 조건에 맞는 숫자 데이터를 합산할 수 있습니다.

IF를 활용하면 미리 정한 기준에 따라 점검이 필요한 글을 표시할 수도 있습니다.

VLOOKUP은 별도로 관리하는 게시글 식별값을 기준으로 정보를 찾아오는 데 활용할 수 있습니다.

QUERY는 특정 카테고리나 기간에 해당하는 데이터를 정리할 때 유용합니다.

다만 스프레드시트에 입력한 데이터가 티스토리나 구글 서치콘솔과 자동으로 연결되는 것은 아닙니다.

자동 연동을 구성하지 않았다면 필요한 데이터를 직접 입력하거나 가져와야 합니다.

19. 초보자가 함수를 익히는 순서

처음부터 복잡한 QUERY 수식을 외우려고 하면 어렵게 느껴질 수 있습니다.

따라서 쉬운 함수부터 순서대로 연습하는 것이 좋습니다.

먼저 COUNTIF와 SUMIF를 사용해 조건에 맞는 데이터를 세고 합산하는 방법을 익힙니다.

그다음 IF로 조건에 따라 결과를 표시하는 방법을 연습합니다.

이후 VLOOKUP으로 특정 값을 조회하는 방법을 익힙니다.

마지막으로 QUERY를 사용해 데이터를 추출하고 정렬하는 방법을 연습하면 좋습니다.

각 함수의 수식을 외우는 것보다 어떤 상황에서 사용하는지 이해하는 것이 중요합니다.

처음에는 예제 데이터를 그대로 입력한 뒤 조건이나 숫자를 바꿔 결과가 어떻게 달라지는지 확인해 보세요.

20. 마무리: 자주 쓰는 함수부터 익히면 충분하다

구글 스프레드시트에는 다양한 함수가 있지만 모든 기능을 한 번에 배울 필요는 없습니다.

SUMIF와 COUNTIF는 조건에 맞는 데이터를 계산하는 데 유용합니다.

IF는 조건에 따라 결과를 구분할 때 사용할 수 있습니다.

VLOOKUP은 표에서 필요한 정보를 조회할 때 활용할 수 있습니다.

QUERY는 데이터를 추출하거나 정렬하고 요약하는 데 도움이 됩니다.

이 다섯 가지 함수만 이해해도 가계부와 업무 목록, 판매 기록, 블로그 운영표 등 다양한 자료를 관리하는 데 응용할 수 있습니다.

처음에는 작은 표를 만들고 간단한 수식부터 입력하는 것이 좋습니다.

그다음 데이터의 양과 관리 목적에 따라 필요한 함수를 추가하면 됩니다.

결국 스프레드시트를 잘 활용하는 방법은 많은 함수를 암기하는 것이 아니라 실제로 해결하려는 작업에 맞는 함수를 선택하는 것입니다.